Wissenschaftliche Genehmigungen

Bei einem Antrag von Externen (Ziffer 5 der Richtlinie) greift das reguläre Antragsverfahren, das leider bis zu drei Monaten nach Vorliegen aller Dokumente dauern kann. Diese Zeit kann allerdings häufig durch Beachtung unserer Hinweise und die Vorab-Klärung Ihrer Fragen deutlich verkürzt werden.
Dazu ist es nützlich zu wissen, dass nach Antragseingang eine erste formale Prüfung erfolgt. Danach werden Stellungnahmen eingeholt, so z.B. von den zuständigen Schulaufsichten, Fachreferent*innen, internen Datenschützer*innen. Die Stellungnehmenden sind in der Regel Beschäftigte der Bildungsbehörde, aber auch aus LI, HIBB, IfBQ etc.

Die größten „Zeitfresser“ im Verfahren sind:
Fehlerhafte Anträge hinsichtlich Vollständigkeit, Weitergabefähigkeit und Nichteinhaltung der Datenschutzregularien in der informierten Einwilligung. Dies führt zu Rückfrageschleifen und Nachbesserungsbedarf.
Engpässe bei den Stellungnehmenden, die das Ganze nur „nebenbei“ betreiben und viel Zeit zum Einlesen benötigen und ggf. Rückfragen haben. Hier muss von unserer Seite oft erinnert/nachgefasst werden. Überlegen Sie, ob Personen als Stellungnehmende in Frage kommen, die bereits mit Ihrem Thema vertraut sind. 

• Das Antragsformular ist valide, sorgfältig und vollständig auszufüllen. Sollten bestimmte Angaben noch nicht genau bestimmbar sein, soll /muss die bestmögliche Schätzung eingetragen werden.
• Das Antragsformular ist möglichst als PDF-Formular oder als Word-Datei zu senden. Aus einem Scan können wir nur schwer Daten extrahieren.
• Der gesamte Antrag soll vollständig sein und nur wenige Einzel-Dateien enthalten, im besten Fall befindet sich alles in einem PDF.
• Die Inhalte des Antrags sind weitergabefähig und verständlich für die Stellungnehmenden.
• Es werden keine komprimierten Dateien gesendet, schon gar nicht in einer geschachtelten Struktur.
• Passwortgeschützte Dateien sind tabu!
• Überlegen Sie bitte, ob mehr als fünf Schulen für die Erhebung benötigt werden – das interne Verfahren wird dann langwieriger.
• Überlegen Sie bitte, ob Sie tatsächlich Daten nach Art.9 Abs.1 DSGVO benötigen (z.B. religiöse Überzeugung) – die datenschutzrechtliche Prüfung ist aufwändiger.
• Datenschutz/Informierte Einwilligung: Beachten Sie unsere Verlinkungen auf die Best-Practice-Beispiele und insbesondere auf die Darstellung der Rechte der Betroffenen, die Freiwilligkeit und Angaben zu Serverstandorten etc.
• Beachten Sie bitte das absolute Verbot von Incentives in Hamburg, diese sind ein K.O.-Kriterium
• Nennen Sie realistische Mengengerüste, ggf. nach Power-Analysen
• Wenn Sie Ihr Vorhaben mit Behörden-Referenten geplant oder besprochen haben, insbesondere aus der BSB, dem HIBB, dem LI, dem IfBQ etc., kommen diese evtl. als Stellungnehmende in Betracht. Da diese Personen Ihr Thema bereits kennen, können sie eine fachliche Stellungnahme meist schneller erzeugen. Nennen Sie uns diese Person(en).
• Wenn Sie telefonische Rücksprache wünschen, ist die Angabe einer Telefonnummer hilfreich.
• Sie können uns gerne anrufen. Wenn möglich, klären wir kleine Probleme sofort oder vereinbaren einen Termin.

  E-Mail: antrag@ifbq.hamburg.de Telefon: +49 (0)40-428 851-331

Das Exposé umfasst alle Informationen, die nicht aus den anderen Unterlagen hervorgehen. Dazu zählen unter anderem:

• Beschreibung des Gegenstands und des Ziels der wissenschaftlichen Untersuchung
• Kurzdarstellung des aktuellen Forschungsstand (mit Quellenverzeichnis)
• Beschreibung der Art und Weise der Durchführung der Untersuchung (Forschungsmethode und Ablauf der Untersuchung)
• Beschreibung des zeitlichen Umfangs der Untersuchung und Angaben zur Inanspruchnahme von Unterrichtszeit
• Beschreibung der Art und Weise der Datenauswertung
• Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit

Sie können sich, bei der Erstellung und Gliederung Ihres Exposés, an dieser Auflistung orientieren. Ziel des Exposés ist es, die geplante Untersuchung so darzustellen, dass sie auch für einen Personenkreis außerhalb der Wissenschaft verständlich wird. Der Umfang der Darstellungen sollte so gewählt sein, dass alle erforderlichen Informationen daraus hervorgehen. Legen Sie bitte besonderen Wert darauf, dass der Datenverarbeitungsprozess von der Erhebung bis zur Vernichtung/Löschung der Daten transparent wird. Die Darstellung muss eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO beinhalten. Insbesondere müssen Sie bei Onlineerhebungen zwingend den Serverstandort Ihrer Anwendungen angeben.

Muster der Instrumente sind in druckbarer Fassung vorzulegen. Haben Sie zum Beispiel einen Onlinefragebogen erstellt, schicken Sie uns einen Export (beispielsweise als PDF) oder Screenshots des Webformulars und den Fragenkatalog. Verdeutlichen Sie, wie und mit welchen Hilfsmitteln Sie Daten erheben wollen. Die Pflicht zur Vorlage der Instrumente schließt alle Instrumente ein – beispielsweise auch Teilnahmelisten oder Dokumentationsbögen von Unterrichtsbeobachtungen.

Eine vollständige Einverständniserklärung besteht aus

• einem Informationsteil, in dem die Studie beschrieben und das Anliegen (Bitte um Einwilligung) vorgetragen wird,
• den Hinweisen zum Datenschutz, in dem den Betroffenen erläutert wird, welche Arten von Daten erhoben und wie diese Daten verwendet werden sollen und welche Rechte die Betroffenen in diesem Kontext haben
• sowie der Einverständniserklärung selbst, die von den Betroffenen zu unterschreiben ist.

Der Verbund Forschungsdaten Bildung hat Muster für Einverständniserklärungen erstellt, die regelhaft Zustimmung des behördlichen Datenschutzbeauftragten finden. Darunter eine  Checkliste zur Erstellung rechtskonformer Einwilligungserklärungen sowie  Formulierungsbeispiele für informierte Einwilligungen.

Insofern in die Studie Schülerinnen und Schülern unter 14 Jahren einbezogen werden sollen, ist eine Einverständniserklärung eines Erziehungsberechtigten erforderlich.

Einem Antrag sind folgende Anschreiben beizufügen:

• Informationsschreiben an die Schulleitungen, an deren Schulen die Untersuchung durchgeführt werden soll
• Informationsschreiben an die Lehrkräfte (insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen oder die Untersuchung während ihrer Unterrichtszeit durchgeführt werden soll)
• Informationsschreiben an die Erziehungsberechtigten (insofern sie selbst oder minderjährige Schülerinnen und Schüler an der Untersuchung beteiligt werden sollen)
• Informationsschreiben an die Schülerschaft (insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen)
• Informationsschreiben an weitere Personen (beispielsweise nicht-pädagogisches Personal, pädagogisch-therapeutisches Fachpersonal; insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen)

In den verschiedenen Anschreiben muss – für die einzelnen Zielgruppen in verständlicher Art und Weise – beschrieben werden, was mit welchen Instrumenten erhoben werden soll und jeweils zwingend darauf hingewiesen werden, dass die Teilnahme an der Untersuchung freiwillig erfolgt und eine Nicht-Teilnahme nicht mit Nachteilen verbunden ist.

  Der Informationsteil in der Einverständniserklärung ersetzt die Informationsschreiben nicht.

Die Vergabe von Gratifikationen (insbesondere Geld oder Sachleistungen) im Zuge von wissenschaftlichen Untersuchungen an Schulen ist unzulässig. Auf diese Weise soll unter anderem sichergestellt werden, dass die Teilnahmebereitschaft und freie Meinungsbildung der Betroffenen nicht durch die Aussicht auf eine Gratifikation beeinflusst wird und damit perspektivisch ressourcenstarke Studien eine höhere Chance auf erfolgreiche Durchführung haben. Insbesondere sind darüber hinaus die „Richtlinie zu Werbung, Sponsoring und sonstigen wirtschaftlichen Aktivitäten in staatlichen Schulen“ vom 11. November 1998 (MBlSchul 1998 S. 125) sowie die Regelung über „Ausnahmen vom Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken bei der Behörde für Schule und Berufsbildung“ vom 23. Oktober 2020 (MBlSchul 2020 S. 68), deren Anwendungsbereiche von dieser Vorschrift unberührt bleiben, in jeweils aktueller Fassung zu beachten.

• Antrag auf Genehmigung einer wissenschaftlichen Untersuchung an Schulen in Hamburg (Word)
• Formulierungsbeispiele für informierte Einwilligungen vom VerbundFDB
• Richtlinie Wissenschaftliche Untersuchungen an Schulen(PDF, 134,7 KB)
• Rechtstexte:
  • Hamburgisches Schulgesetz (HmbSG) vom 16. April 1997 (zuletzt geändert am 11. Mai 2021) – Quelle: Hamburg.de, insb. § 98–100
  • Hamburgisches Datenschutzgesetz (HmbDSG) vom 18. Mai 2018 – Quelle: Hamburger Justiz, insb. § 27