Vertrauensstelle nach §98a des HmbSG

In diesem Abschnitt soll deutlich werden, was der Gegenstand, das Ziel und die Art des Projekts sind und wie das Projekt durchgeführt wird. Bei wissenschaftlichen Studien verweisen Sie bitte unter Angabe von Quellen auf den aktuellen Forschungsstand und beschreiben das Forschungsdesiderat. Ist ihr Projekt Teil der schulischen Qualitätssicherung, dann führen Sie bitte unter Angabe der entsprechenden Quellen auch auf, inwiefern das Projekt in einen behördlichen Auftrag eingebettet ist.

Führen Sie alle Fragestellungen auf, die im Rahmen ihres Projekts mit den beantragten Daten bearbeitet werden sollen. Differenzieren Sie die Fragestellungen sorgfältig aus und legen Sie begründet dar, weshalb genau diese Fragestellungen mit den verknüpften Daten in Ihrer Untersuchung beantwortet werden sollen.

Gehen Sie auf alle empirisch-statistischen Analysemethoden ein, die zur Beantwortung Ihrer Forschungsfragen mit den verknüpften Daten zum Einsatz kommen sollen. Beachten Sie hierbei, dass ihr Antrag auch von fachfremden Personen gelesen wird. Erläutern Sie deshalb die entsprechenden Methoden so, dass Ihr Vorgehen auch für Laien ohne statistische Vorkenntnisse nachvollziehbar ist. Legen Sie dar, welche konkreten Analyseschritte zu welchem Zweck unternommen werden. Benennen Sie die Methoden eindeutig und beschreiben Sie, weshalb Sie genau dieses methodische Vorgehen wählen.

Erläutern Sie, inwiefern die beantragten Daten geeignet sind, um die spezifizierten Forschungsfragen zu beantworten und begründen Sie einzeln alle angeforderten Merkmale in ihrer Erforderlichkeit für das Projekt. Es ist zwingend notwendig, dass Sie zu jedem Merkmal eine Begründung der Erforderlichkeit formulieren.

Eine Datenverknüpfung kann nur durchgeführt werden, wenn das öffentliche Interesse an der Untersuchung die schutzwürdigen Belange der untersuchten Personen wesentlich überwiegt. Eine Datenlieferung kann daher nur erfolgen, wenn Sie im Antrag glaubhaft erörtern, weshalb Ihr Projekt von sehr hohem öffentlichen Interesse ist.

Legen Sie dar, wie Sie die beantragten Daten schützen und auf welche Weise Sie der Geheimhaltungspflicht nachkommen. Gehen Sie beispielsweise darauf ein, wie der Datenzugriff geregelt wird, wo die Daten gespeichert werden und welche technischen Sicherheitsvorkehrungen bestehen.

• Antragsformular (Word-Dokument).
• Muster-Exposé (Word-Dokument)
• Muster zur tabellarischen Darstellung der Datenverknüpfungen (Word-Dokument).

Damit über den Antrag entschieden werden kann, holt die Vertrauensstelle verschiedene Einschätzungen in Form von Stellungnahmen ein. Dabei handelt es sich um eine datenschutzrechtliche Stellungnahme durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten sowie um fachliche Stellungnahmen. Die fachlichen Stellungnahmen werden jeweils durch die für die beantragten Daten zuständigen Fachreferate abgegeben.

Wenn bei der Vertrauensstelle alle fachlichen Stellungnahmen und die datenschutzrechtliche Stellungnahme eingegangen sind, wird über den Antrag entschieden. Sofern alle Stellungnahmen positiv ausfallen, wird der Antrag bewilligt und die Datenverknüpfung wird veranlasst. Fallen nicht alle Stellungnahmen positiv aus, wird der Antrag abgelehnt.

Nach Entscheidung über die Genehmigung des Antrags erfolgt die Verknüpfung der beantragten Daten durch die Vertrauensstelle. Dabei werden projektspezifische Zuordnungsschlüssel erzeugt, über welche die Daten aus den verschiedenen Quellen miteinander in Beziehung gesetzt werden können. Zusätzlich werden Kennzahlen zur Verfügung gestellt, die eine Beurteilung der Verknüpfungsqualität ermöglichen.

Vor Auslieferung der Daten an die Antragstellenden wird ein Datennutzungsvertrag zwischen der Vertrauensstelle und Ihnen als Antragstellenden abgeschlossen. Im Vertrag werden unter anderem Rechte, Pflichten und Fristen zum Umgang mit den verknüpften Daten vereinbart. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie die Daten.

Ihr Antrag wird im Zuge der Bearbeitung von Personen mit unterschiedlichen Expertisen gelesen und sollte daher für verschiedene Zielgruppen gut lesbar und nachvollziehbar strukturiert sein. Zunächst erfolgt eine grundlegende Beurteilung in der Vertrauensstelle, die sich insbesondere auf formale Aspekte konzentriert. Im Zuge des Genehmigungsprozesses wird ihr Antrag vor allem von wissenschaftlichen Referent*innen unterschiedlicher Fachverfahren und Jurist*innen mit datenschutzrechtlicher Expertise bewertet. Damit ihr Antrag bewilligt wird, müssen Sie beide Parteien von ihrem Vorhaben überzeugen.

Die Entscheidung über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Zum einen entscheidet das Antragsaufkommen bei der Vertrauensstelle darüber, wie schnell Ihr Antrag auf Vollständigkeit und Formalia geprüft werden kann. Zum anderen entscheidet das generelle Arbeitsaufkommen in den zuständigen Fachverfahren und der Abteilung für Datenschutz, wie schnell die entsprechenden Stellungnahmen verfasst werden können.

Wie lange der gesamte Antragsprozess dauert, lässt sich nicht pauschal beantworten. Wie viel Zeit von der Antragstellung bis zur Vertragsunterzeichnung und Datenlieferung vergeht, ist von mehreren Faktoren abhängig. Um eine schnellstmögliche Bearbeitung zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, sich zwecks Rücksprachen frühzeitig mit uns in Verbindung zu setzen. Viele Dinge lassen sich häufig bereits im Vorhinein klären, um die Notwendigkeit von Rückfragen zu reduzieren. Die Bearbeitungsdauer wird auch vom Arbeitsaufkommen in den Fachverfahren und der Vertrauensstelle beeinflusst. Verlangt der Antrag die Verknüpfung besonders schutzwürdiger Daten, kann auch die datenschutzrechtliche Prüfung unter Umständen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Nicht zuletzt entscheidet auch der Umfang an beantragten Daten darüber, wie viel Zeit die Datenverknüpfung in Anspruch nimmt. Anträge, bei denen ein geringer Umfang an Daten aus wenigen Quellen ohne besonders hohes Schutzbedürfnis verknüpft werden sollen, können bei einem sonst geringem Arbeitsaufkommen innerhalb von drei Monaten bearbeitet werden. Anträge, bei denen viele sensible Daten verknüpft werden sollen und den Anlass zu erhöhtem Rücksprachebedarf zwischen
Fachverfahren, Datenschutz und Vertrauensstelle geben, können deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Die Vertrauensstelle ist befugt, Daten an Dienststellen der öffentlichen Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) zum Zweck der schulischen Qualitätssicherung oder für wissenschaftliche Zwecke an anerkannte, wissenschaftliche Einrichtungen zu liefern. Voraussetzung hierfür ist, dass ein Antrag auf Datenverknüpfung bewilligt wurde. Als antragsberechtigt gelten Personen mit wissenschaftlicher Expertise, die mindestens über einen Bachelorabschluss oder einen vergleichbaren Hochschulabschluss verfügen.

Stellen Sie ihren Antrag auf Datenverknüpfung so frühzeitig wie möglich. Die Bearbeitungszeit kann häufig nur schlecht abgeschätzt werden. Anträge, die bei der Vertrauensstelle eingehen, werden grundsätzlich in chronologischer Reihenfolge bearbeitet. Je früher ihr Antrag vollständig bei uns eingeht, desto eher können wir mit der Bearbeitung beginnen.

Ihr Antrag wird von den Mitarbeitenden der Vertrauensstelle bearbeitet. Bei der Vertrauensstelle werden die Stellungnahmen koordiniert, Datenverknüpfungen durchgeführt und Datenlieferungen veranlasst. Im Zuge der Einholung der Stellungnahmen wird Ihr Antrag auch von anderen Personen in der Behörde für Schule und Berufsbildung ( BSB) verarbeitet, die nicht bei der Vertrauensstelle tätig sind.

Bei weiteren Fragen zur Antragstellung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können sich per E-Mail über
vertrauensstelle@ifbq.hamburg.de direkt mit uns in Verbindung setzen oder unser Kontaktformular nutzen. Wir sind bemüht, Ihre Fragen zeitnah und umfassend zu beantworten.