Wissenschaftliche Genehmigungen

Bei einem Antrag von Externen (Ziffer 5 der Richtlinie) greift das reguläre Genehmigungsverfahren, das bis zu drei Monaten nach Vorliegen aller Dokumente dauern kann. Nach Antragseingang erfolgt zunächst eine formale Prüfung, danach werden Stellungnahmen eingeholt, beispielsweise von den zuständigen Schulaufsichten, Fachsreferent*innen und internen Datenschutzbeauftragten.

Bitte achten Sie auf die Vollständigkeit der Antragsdokumente, um Verzögerungen im Genehmigungsverfahren zu vermeiden.

Das Exposé umfasst alle Informationen, die nicht aus den anderen Unterlagen hervorgehen. Dazu zählen unter anderem:

• Beschreibung des Gegenstands und des Ziels der wissenschaftlichen Untersuchung
• Kurzdarstellung des aktuellen Forschungsstands (mit Quellenverzeichnis)
• Beschreibung der Art und Weise der Durchführung der Untersuchung (Forschungsmethode und Ablauf der Untersuchung)
• Beschreibung des zeitlichen Umfangs der Untersuchung und Angaben zur Inanspruchnahme von Unterrichtszeit
• Beschreibung der Art und Weise der Datenauswertung
• Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit

Sie können sich, bei der Erstellung und Gliederung Ihres Exposés, an dieser Auflistung orientieren. Ziel des Exposés ist es, die geplante Untersuchung so darzustellen, dass sie auch für einen Personenkreis außerhalb der Wissenschaft verständlich wird. Der Umfang der Darstellungen sollte so gewählt sein, dass alle erforderlichen Informationen daraus hervorgehen. Legen Sie bitte besonderen Wert darauf, dass der Datenverarbeitungsprozess von der Erhebung bis zur Vernichtung/Löschung der Daten transparent wird. Die Darstellung muss eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO beinhalten. Insbesondere müssen Sie bei Onlineerhebungen zwingend den Serverstandort Ihrer Anwendungen angeben.

Muster der Instrumente sind in druckbarer Fassung vorzulegen. Haben Sie zum Beispiel einen Onlinefragebogen erstellt, schicken Sie uns einen Export (beispielsweise als PDF) oder Screenshots des Webformulars und den Fragenkatalog. Verdeutlichen Sie, wie und mit welchen Hilfsmitteln Sie Daten erheben wollen. Die Pflicht zur Vorlage der Instrumente schließt alle Instrumente ein – beispielsweise auch Teilnahmelisten oder Dokumentationsbögen von Unterrichtsbeobachtungen.

Eine vollständige Einverständniserklärung besteht aus:

• Informationsteil mit Beschreibung der Studie und Bitte zur Einwilligung
• Hinweisen zum Datenschutz, in dem den Betroffenen erläutert wird, welche Arten von Daten erhoben und wie diese Daten verwendet werden sollen und welche Rechte die Betroffenen in diesem Kontext haben
• Einverständniserklärung selbst, die von den Betroffenen zu unterschreiben ist

Beachten Sie unsere Verlinkungen auf die Best-Practice-Beispiele und insbesondere auf die Darstellung der Rechte der Betroffenen, die Freiwilligkeit und Angaben zu Serverstandorten etc. Der Verbund Forschungsdaten Bildung hat Muster für Einverständniserklärungen erstellt, die regelhaft Zustimmung des behördlichen Datenschutzbeauftragten finden.

Einem Antrag sind folgende Anschreiben beizufügen:

• Informationsschreiben an die Schulleitungen, an deren Schulen die Untersuchung durchgeführt werden soll
• Informationsschreiben an die Lehrkräfte (insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen oder die Untersuchung während ihrer Unterrichtszeit durchgeführt werden soll)
• Informationsschreiben an die Erziehungsberechtigten (insofern sie selbst oder minderjährige Schüler*innen an der Untersuchung beteiligt werden sollen)
• Informationsschreiben an die Schülerschaft (insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen)
• Informationsschreiben an weitere Personen (beispielsweise nicht-pädagogisches Personal, pädagogisch-therapeutisches Fachpersonal; insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen)

In den verschiedenen Anschreiben muss – für die einzelnen Zielgruppen in verständlicher Art und Weise – beschrieben werden, was mit welchen Instrumenten erhoben werden soll und jeweils zwingend darauf hingewiesen werden, dass die Teilnahme an der Untersuchung freiwillig erfolgt und eine Nicht-Teilnahme nicht mit Nachteilen verbunden ist.

  Der Informationsteil in der Einverständniserklärung ersetzt die Informationsschreiben nicht.

Die Vergabe von Gratifikationen (insbesondere Geld oder Sachleistungen) im Zuge von wissenschaftlichen Untersuchungen an Schulen ist unzulässig. Auf diese Weise soll unter anderem sichergestellt werden, dass die Teilnahmebereitschaft und freie Meinungsbildung der Betroffenen nicht durch die Aussicht auf eine Gratifikation beeinflusst wird und damit perspektivisch ressourcenstarke Studien eine höhere Chance auf erfolgreiche Durchführung haben. Insbesondere sind darüber hinaus die „Richtlinie zu Werbung, Sponsoring und sonstigen wirtschaftlichen Aktivitäten in staatlichen Schulen“ vom 11. November 1998 (MBlSchul 1998 S. 125) sowie die Regelung über „Ausnahmen vom Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken bei der Behörde für Schule und Berufsbildung“ vom 23. Oktober 2020 (MBlSchul 2020 S. 68), deren Anwendungsbereiche von dieser Vorschrift unberührt bleiben, in jeweils aktueller Fassung zu beachten.

• Antrag auf Genehmigung einer wissenschaftlichen Untersuchung an Schulen in Hamburg (Word)
• Formulierungsbeispiele für informierte Einwilligungen vom VerbundFDB
• Richtlinie Wissenschaftliche Untersuchungen an Schulen(PDF, 134,7 KB)
• Rechtstexte:
  • Hamburgisches Schulgesetz (HmbSG) vom 16. April 1997 (zuletzt geändert am 11. Mai 2021) – Quelle: Hamburg.de, insb. § 98–100
  • Hamburgisches Datenschutzgesetz (HmbDSG) vom 18. Mai 2018 – Quelle: Hamburger Justiz, insb. § 27